Imieniny: Ireneusza, Leona oraz Benigny
Mój potencjał

Zarządzanie czasem - strona 1 z 4

Brak czasu to problem, z którym boryka się wielu ludzi. Nic dziwnego – nie rodzimy się przecież wyposażeni w wiedzę, jak być dobrze zorganizowanym.Aby szczęśliwie wykorzystać swój czas trzeba go dobrze zaplanować. To tylko kwestia zmiany nawyków.Efektywne zarządzanie czasem sprawdzi się nam, kiedy wprowadzimy w życie dobre nawyki oraz z zaczniemy myśleć pozytywnie.

Dobre nawyki

Nawyk jest drugą naturą człowieka, jest wyuczonym zachowaniem, a czynności nawykowe to pewnego rodzaju automatyzmy. Jeśli nawyki ograniczają naszą skuteczność trzeba je zmienić. Kiedy zaczniemy nad nimi pracować – zmianie ulegnie cale nasze życie. Pierwszym krokiem jest zmiana myślenia, a żeby go zrobić musimy zmienić nastawienie: na chcę! Czyli akceptuję potrzebę zmian i jestem na nie gotowa. Potem przychodzi czas na modulację zachowania. I tu nie należy obawiać się porażki, bo przecież trzeba poczuć jej smak, aby móc zakosztować sukcesu. Ważne, aby nie poddawać się mimo niepowodzeń, ale przyjąć odpowiedzialnie konsekwencje i wyciągać wnioski. Wypracowywanie dobrych przyzwyczajeń musimy ćwiczyć z żelazną dyscypliną.

Wykorzystywanie czasu

Jeśli nauczysz się dobrze zarządzać czasem, zasmakujesz wolności od odczuwania presji i stresu. Staniesz się bardziej produktywna i więcej chwil będziesz mogła poświęcić na relaks.

Zastanów się ile czasu w ciągu dnia przecieka ci przez palce?
Jak programujesz swój dzień i czy na pewno ty programujesz?
Czy może pozwalasz, by inni robili to za ciebie?
A może próbujesz zapanować nad czasem, ale brak ci konsekwencji?

Optymalne wykorzystanie czasu osiągamy przez świadome i konsekwentne gospodarowanie nim, co oznacza panowanie nad własnym czasem i pracą, czyli niedopuszczenie do tego, by to one nad nami panowały. Jeśli życie jako całość ma się udać, musi za nim stać przemyślana koncepcja czasu lub sensu życia.

Ciągle brakuje ci czasu na wykonywanie bieżących czynności?
Masz go za mało dla rodziny?
Odczuwasz permanentny brak snu?
Pora popracować nad lepszą organizacją czasu.

Na początek warto określić twoje największe pożeracze czasu.

Oto lista najczęściej występujących pożeraczy czasu:

  1. Internet - a w nim przede wszystkim: gry, portale społecznościowe, fora dyskusyjne, serwisy plotkarskie, rozmowy o niczym przez komunikatory;
  2. Korki uliczne i szukanie wolnych miejsc na parkingach;
  3. Rozmowy przez telefon, wiadomości sms;
  4. Nieumiejętność odmawiania;
  5. Stanie w kolejkach i zakupy w hipermarketach – nie dość, ze zabierają wiele czasu, to jeszcze wydajemy pieniądze na niezaplanowane artykuły;
  6. Seriale telewizyjne, programy rozrywkowe o niskiej wartości;
  7. Pogawędki.

 

 Priorytety

Kluczem do efektywnego gospodarowania czasem jest ustalenie sobie celów, a co za tym idzie – właściwych priorytetów oraz optymalne wykorzystanie swoich umiejętności, a tych ci przecież nie brakuje! W ciągu życia nazbierałaś wiele doświadczeń, które teraz możesz świadomie wykorzystać.

Jednym z kluczy do sukcesu w każdej dziedzinie życia jest umiejętność koncentracji na tym, co ważne w określonej sytuacji oraz w danym czasie. Jeśli twoje cele są związane z twoimi najwyższymi wartościami i wkładasz w nie pozytywne emocje, jest spora szansa, że ci się uda. Zapisz na kartce swoje wybrane dla cele. Wybierz je, odrzucając wszelkie ograniczenia, jakby nie istniały. Ale wypisz tylko to, co w jakiś sposób zależne jest od ciebie. Spróbuj wyobrazić sobie swoje życie, gdy je już osiągniesz.

Przykłady celów osobistych:

  1. Przejście na zdrową dietę.
  2. Regularny trening fitness.
  3. Przejście kursu asertywności.
  4. Ograniczenie picia kawy.
  5. Wzmacnianie mocnych stron – zajęcia artystyczne dla dorosłych.


Przykłady celów zawodowych:

  1. Włączenie się w nowy projekt w firmie.
  2. Nauka obsługi programu Excel.
  3. Doskonalenie znajomości języka obcego.
  4. Skorzystanie z możliwości pracy w ramach stażu.
  5. Uporządkowanie spraw finansowych i rozliczeń zadań dodatkowych w pracy.

 

Czas, którym dysponujemy, musimy wykorzystywać w sposób przemyślany do osiągania celów zawodowych i osobistych. W ten sposób poza wykonywaniem codziennych zadań możemy się rozwijać odczuwając spokój i zadowolenie, zamiast napięcia i frustracji.

Ludzie zajmują się milionem błahych spraw w ciągu dnia, zamiast skoncentrować się na rzeczach naprawdę ważnych.   

Zastanów się, do jakich celów dążysz – zarówno w sferze osobistej, jak i zawodowej.

Co chcesz osiągnąć w bliższej i dalszej przyszłości?
Co ci w tym pomaga, a co utrudnia realizację zamierzeń?
Z czego powinnaś raczej zrezygnować, a nad czym pracować?
Zobacz też, ile już udało ci się osiągnąć, z czego jesteś dumna.
A może zapomniałaś, że jest to powód do dumy i radości?

Planowanie

Niezmiernie ważną rzeczą jest umiejętne planowanie. Im dokładniej zaplanujemy działania, tym mniej wysiłku i czasu zużyjemy na samo wykonanie pracy.Najlepiej sprawdza się podzielenie zadania na mniejsze części, ustalenie harmonogramu prac na kartce. Łatwo wtedy w fazie projektu nanieść ewentualne poprawki i rozważyć różne możliwości. Pamiętaj: dobrze przygotowany plan oszczędza twój czas i niweluje stres. Zacznij od planowania dnia.Określ ramy czasowe wykonywanych zadań. To działa mobilizująco. Nie planuj jednak za dużo – popatrz realnie na swoje możliwości.Czasu nie da się rozciągnąć. Nie zrobisz więcej, niż jest to w rzeczywistości możliwe, tylko poczujesz frustrację i zniechęcenie.Zrezygnuj z bodźców, które cię rozpraszają. Skup się na priorytetach. Przygotuj też plan awaryjny.I zostaw sobie margines czasowy na nieoczekiwane wydarzenia.

Sporządź listę spraw do załatwienia - to naprawdę działa!

Spisz to, co masz do zrobienia. Ale zapisz to w jednym miejscu, nie na tysiącach małych, kolorowych karteczek powtykanych tu i ówdzie. Możesz dodatkowo ustawić sobie przypomnienia w telefonie. Tajemnicą sukcesu jest umieszczanie na liście - spraw tylko możliwych do wykonania - oraz ustalanie czasu, w jakim zostaną wykonane. Ważne też jest, żeby nie wypisywać zbyt dużej ilości zadań.

Podziel listy na sprawy domowe, osobiste, zawodowe.Ustaw je w kolejności według stopnia ważności. To bardzo przydatne – porządkuje naszą rzeczywistość i pokazuje, które sprawy są dla nas naprawdę istotne.Sprawy priorytetowe załatw w pierwszej kolejności. Jeśli wiesz, że coś zajmie ci tylko kilka minut, wykonaj to „od ręki”.Na przykład: obiecałaś córce ciasto z truskawkami, zrób listę brakujących składników, żebyś nie musiała chodzić do sklepu dwa razy.Popsuła ci się wycieraczka w aucie – zatrzymaj się na stacji benzynowej, kup nową i wymień. Czytasz e-maila – od razu na niego odpowiedz.

Często odkładamy zadania na później, nie określając terminu ich wykonania. Gubi nas brak nawyku planowania. Nagle przypominamy sobie o zaległej sprawie i załatwiamy ją w biegu, często mało profesjonalnie. Niebezpieczeństwo wynikające z wiecznego odkładania polega również na tym, że łatwo wtedy zapomnieć, że w ogóle mamy coś zrobić. Niewymieniona wycieraczka w aucie może np. przypomnieć o sobie podczas ulewnego deszczu w trasie. Najchętniej odkładamy na później zadania trudne i te, których nie lubimy. W wykorzenieniu tego nawyku może pomóc myśl, że jest to po prostu nieefektywne (by odpowiedzieć na otrzymanego wcześniej e-maila, musisz go przecież ponownie przeczytać)”.

 

Delegowanie obowiązków

Ustal sobie hierarchię ważności spraw i koncentruj się na wykonywaniu ich po kolei, nie kilku naraz. Sprawniej załatwisz sprawy w ustalonym czasie.

Niejednokrotnie zdarzyło ci się pewnie polec z powodu przeciążenia obowiązkami. I to zarówno w domu, jak i pracy. Miałaś poczucie, że wykonujesz zlecenia kilku osób. Duża liczba zadań w krótkim czasie obniża jakość pracy i generuje stres. Rozwiązaniem problemu może być przekazanie części obowiązków innym osobom. W obecnych czasach liczy się umiejętność pracy w zespole. Jeżeli masz w zespole pracowników – możesz część zadań zlecić im do wykonania. Jest to tzw. delegowanie poziome, czyli rozdział zadań ludziom, nad którymi nie masz formalnej władzy (nie jesteś ich przełożonym) – dzielisz z nimi pracę, odpowiedzialność i w pewnym sensie władzę (prowadzą dane działania). Pomnaża to też wasze wzajemne zaufanie.Jeżeli chodzi o obowiązki domowe – nimi także możesz dobrze zarządzać i podzielić między domowników sprawiedliwie.Kiedy aktywnie pokierujesz pracą, skupisz się na sprawach istotnych, uda ci się zrealizować obrane cele i unikniesz pośpiechu, niepotrzebnych nerwów. A może nawet zaoszczędzisz trochę czasu na drobne przyjemności? Gdy jesteśmy dobrze zorganizowani, możemy wykonać więcej zadań, ale też mamy więcej czasu na wypoczynek, a więc rośnie nasza samoocena i zadowolenie.

Przerwy i odpoczynek

To kolejna kwestia, której nie powinnaś zaniedbywać: poza obowiązkami i pracą powinnaś odpoczywać i robić rzeczy, które sprawiają ci radość.Człowiekowi przemęczonemu brakuje siły, popełnia wiele błędów, jest mało efektywny i dopadają go różne dolegliwości, kłopoty ze zdrowiem. Poza tym monotonia nuży, nie da się żyć tylko pracą.Nasza psychika i ciało domagają się wytchnienia. Długotrwały brak odpoczynku znacząco osłabia siły obronne organizmu, prowadzi do wyczerpania i zwiększa ryzyko wystąpienia infekcji bakteryjnych. Dlatego powinniśmy wysypiać się (około 7-8 godzin na dobę) i nauczyć się efektywnie odpoczywać. Pomoże nam to zachować zdrowie fizyczne i równowagę psychiczną.

Kiedy ostatnio spotkałaś się z przyjaciółkami, byłaś na spacerze z rodziną, czytałaś ulubioną gazetę? Albo leżałaś w wannie pełnej pachnącej piany? Drobne przyjemności potrafią zdziałać cuda.Wypoczęta i zrelaksowana będziesz nie tylko wydajniej pracować, ale przede wszystkim mieć więcej energii do życia. Duża koncentracja uwagi wymaga odpowiednio długiego odpoczynku. Naucz się robić sobie przerwy w pracy. Tak ustal harmonogram, żeby relaks znalazł w nim swoje ważne miejsce. A przede wszystkim nie zostawaj w pracy po godzinach. Nie zabieraj też pracy do domu. Nie bierz na siebie za dużej ilości obowiązków
i zadań.

Poszukaj czasu na nicnierobienie, na kawę, gazetę, spacer. Gdy tego nie uwzględnisz, doprowadzisz się do stanu wypalenia z powodu stresu.W ciągu dnia niezbędne są chwile przerwy, nie zastąpią one jednak regularnej formy wypoczynku. Może to być nordic walking, relaks na działce, taniec, wycieczka rowerowa, koncert w filharmonii. Wszystko, co pozwoli ci oderwać się od codziennych problemów i trosk.Pamiętaj o zachowaniu równowagi pomiędzy poszczególnymi aktywnościami – praca nie może zdominować twojego życia!

Uwzględnij w swoim harmonogramie:

  1. godzinę relaksu przed snem;
  2. godzinę dziennie na rozwijanie swoich zainteresowań;
  3. czas dla rodziny i znajomych;
  4. porę na sport – najlepiej trzy razy w tygodniu;
  5. warunki na spokojne spożywanie posiłków.

 

Im większe nasze zmęczenie, tym mniejsza ochota na jakąkolwiek aktywność, zasiadamy więc przed telewizorem lub komputerem - i najczęściej tracimy poczucie czasu…Jeżeli dzień upływa ci na bieganiu, jesteś ciągle w ruchu – dobrze zrobi ci odrobina wyciszenia, masaż, książka, a nawet dobry film. Natomiast w  sytuacji, gdy całe godziny spędzasz siedząc, przydałoby się - na odmianę - odpoczywać czynnie. Możesz spacerować, pływać, uczestniczyć w zajęciach aqua aerobiku lub nordic walking, zapisać się na zajęcia fitness lub siłownię. Wiele klubów, a także domy kultury, szkoły - przygotowują specjalną ofertę zajęć ruchowych dla kobiet i mężczyzn „50 plus”.Dla przykładu opis zajęć aerobowych dla dojrzałych pań, prowadzonych w jednym z klubów: „Fitness – program senior to ćwiczenia ogólnokondycyjne z elementami ćwiczeń pilates i jogi. W zakres ćwiczeń wchodzą również zajęcia typu zdrowy kręgosłup, fitball (piłki). Ćwiczenia nie obciążają stawów i mięśni, nastawione są na wzmocnienie ogólnej kondycji fizycznej, giętkości ciała (ćwiczenia rozciągające) oraz na relaks.Regularne ćwiczenia fitness - program senior zwiększają odporność organizmu, dotleniają go, co skutkuje opóźnieniem procesu starzenia. Polepsza się nie tylko sprawność fizyczna, ale poprawia też samopoczucie”.

Wyjazdy

Każdemu dobrze robi urlop od pracy, obowiązków domowych, rutyny – bez względu na to, co robi na co dzień – potrzebuje jakiejś odmiany.Zaplanuj co jakiś czas wyjazd w nowe, ciekawe miejsce. Nie muszą to być pełne dwa tygodnie, niekiedy wystarczy weekend, by efektywnie odpocząć. Ważne jest, by zmienić środowisko i rodzaj wykonywanych zajęć. Niech to będzie czytanie na plaży lub zwiedzanie interesujących miejsc, pobyt w sanatorium czy wyjazd do rodziny, byle byś nie przewracała papierów, gotowała czy prasowała.Człowiek wypoczęty, zrelaksowany, naładowany dobrą energią – jest kreatywny i skuteczny w swych działaniach.

 

 Umiejętność pozytywnego myślenia

Pozytywne myślenie bardzo pomaga poukładać plany i konsekwentnie je realizować. Warto posiąść tę cenną umiejętność.Sposób, w jaki o sobie myślimy kształtuje nasze przekonania, a od nich zależą nasze osiągnięcia. Jeżeli kieruje nami optymizm i wiara w siebie – mamy szansę odnieść sukces w każdej ze sfer życia.Im więcej uda nam się uzbierać w życiu pozytywnych informacji o sobie, tym większe będzie w nas poczucie siły i wiara w dobre rezultaty naszych działań. Wiara w sukces dodaje sił. Dlatego należy budować dobry obraz samego siebie, w oparciu o swoje mocne strony i pozytywnie nastawiać się do podejmowanych zadań; z kolei nad swoimi słabościami pracować i skończyć z narzekaniem – to pesymistyczne postrzeganie rzeczywistości, nie wnosi niczego dobrego do świata.Na nasze samopoczucie wpływ mają opinie innych ludzi, wiadomości docierające z mediów – i jeśli są negatywne – obniżają nasz nastrój i chęć do działania. Dobrze zatem samodzielnie zadbać o tworzenie przyjaznej atmosfery wokół siebie i komponować nastrój nadziei, a nie zniechęcenia. Łatwiej o to, gdy otaczamy się pozytywnie myślącymi osobami zamiast malkontentami, niezadowolonymi ze swojego życia. Dobrze też ograniczyć nadmiar negatywnych przeżyć w postaci przygnębiających filmów i programów pełnych brutalnej przemocy i agresji.Życie przynosi różne sytuacje, nawet, kiedy okażą się trudne - można je zinterpretować pozytywnie, jako doświadczenie rozwojowe, nieudaną próbę, starać się znaleźć pozytywny aspekt problemu: „Tym razem mi nie wyszło, ale teraz już wiem, czego nie należy robić”.

Miej, zatem, odwagę ryzykować i otwórz się na zmiany.

Zdarza się, że także, że doświadczenia są nieprzyjemne, a wręcz bolesne.  Trzeba sobie uświadomić, że wartość życia mieści się również w doświadczaniu cierpienia i bólu, a w związku z tym - są one czymś, co trzeba przeżyć. Pozytywne myślenie nie polega na unikaniu bólu i cierpienia za wszelką cenę. Nie chodzi o zaprzeczanie rzeczywistości, wypieranie smutku i cierpienia. Masz prawo przeżywać je w sposób naturalny, tak długo, jak tego potrzebujesz. Tylko nie zatracaj się w nich, spróbuj aktywnie przetworzyć doświadczenia z nich płynące w pożądanym kierunku - wiele negatywnych zdarzeń bywa początkiem najlepszych ludzkich wyborów. Pozytywne myślenie jest bardziej zdolnością zauważania wśród różnych zdarzeń głównie tych dobrych.

Sukces zależy nie od tego, jak wiatr zawieje, lecz od tego, jak postawisz żagle!

Zacznij ćwiczyć przekształcanie wizji świata przez świadome myślenie w tym kierunku. Szukaj pozytywów, więcej się uśmiechaj, wzmacniaj swoje mocne strony. Staraj się rozpoczynać i kończyć dzień dobrym nastroju. Wstając rano pomyśl, jaką dziś sprawisz sobie przyjemność- drobnostkę, która poprawi ci humor (założysz ulubioną sukienkę, przygotujesz ulubiony deser, pójdziesz na spacer z przyjaciółką). Zaplanuj dzień, określ ramy czasowe na poszczególne działania i trzymaj się ich – w miarę możliwości. Najlepszym sposobem na podtrzymanie dobrego nastroju jest wykonanie wszystkich wyznaczonych na dany dzień zadań.

Z większości marzeń rezygnujemy w przeświadczeniu, że nie mogą się udać. Szukamy wymówek w postaci braku czasu, środków, okoliczności. Ogarnia nas zniechęcenie. A może warto jednak spróbować? Napisz na kartce, co musisz zrobić, co możesz zrobić
i wreszcie, co sprawiłoby ci przyjemność. Ta metoda małych kroków unaocznia nam, ile czasu marnujemy i co moglibyśmy osiągnąć zerkając na naszą kartkę. Uczy też tego, co w twoim życiu ważne”.

To ty trzymasz ster w rękach i jesteś odpowiedzialna za podejmowanie decyzji ważnych dla osiągnięcia sukcesu w każdej ze sfer życia.

 

 

Niewłaściwe zarządzanie czasem pracy jako czynnik stresogenny

Jednym z kryteriów niewłaściwego zarządzania czasem pracy jest obciążenie pracą. Z racji swej wielowymiarowości może ono być definiowane w różnym kontekście znaczeniowym: 1....

więcej
Instrukcja obsługi siebie: jak zarządzać efektywnie czasem

Zarządzanie czasem jest umiejętnością, która dotyczy osób w każdym wieku. Polega ono na uruchomieniu takiej umiejętności, która pozwoli efektywnie wykorzystać przeznaczony na daną...

więcej
poprzednia 1 następna
Centrum 50+ O nas O projekcie Newsletter
Statystyki
  • Goście on-line: 86
  • Dzisiejsze wizyty: 200
  • W tym miesiącu: 15427
  • W tym roku: 108772