E-komunikacja - strona 1 z 2
Jak wygląda dobrze napisany e-mail?
Forma e-maili do znajomych zależy od relacji jakie nas z nimi łączą. W kontakcie służbowym obowiązuje jednak biznesowy savoir-vivre. Do osób, których nie znasz, w miejscu pracy oraz z osobami, z którymi łączą Cię relacje biznesowe stosuj zasady profesjonalnej e-komunikacji. E-mail ujawniający znajomość dobrych manier otwiera drzwi, których ani tytuły, ani pieniądze nie są w stanie otworzyć.
Dobrze napisany e- mail to informacja, że osoba, do której został on skierowany jest dla ciebie najważniejszą osobą na świecie. Takie wiadomości zacieśniają kontakty i wzmacniają chęć do współpracy (rysunek 1). Weź pod uwagę, że twój adres internetowy to twoja wizytówka. Na potrzeby kontaktów zawodowych stwórz najlepiej adres, który zawiera Twoje imię i nazwisko.Pomimo tego, że e-mail ma być krótki i treściwy, powinien spełnić wymogi elegancko napisanego listu. Dlatego trzeba uwzględnić w nim kilka kluczowych elementów:
Powitanie
Najbezpieczniejszą formą rozpoczęcia e- maila są zwroty: Szanowna Pani, Szanowny Panie, Panie Prezesie, Pani Doktor, Szanowni Państwo. Na użycie imienia możemy pozwolić sobie, jeśli doszło już do spotkania obu osób lub uzyskaliśmy zgodę na zwracanie się do siebie w tej formie. Wtedy powitanie będzie zaczynało się od zwrotów: Szanowna Pani Anno, Pani Anno.Zwrot grzecznościowy można zakończyć przecinkiem. Treść maila rozpoczynamy wówczas małą literą. Jeżeli nie postawimy po nim żadnego znaku, treść maila rozpoczynamy wielką literą.
Forma „Witam” wzbudza wiele dyskusji. Nie wypada napisać tak do kogoś kogo nie znamy, nie wiemy w jakim jest wieku, jakie stanowisko sprawuje. Nie wypada też rozpocząć tak korespondencji do przełożonego, gdyż słowo „witam” informuje o wyższej hierarchii sytuacyjnej nadawcy.
Pożegnanie i podpis
Do oficjalnego zwrotu pożegnalnego „Z wyrazami szacunku” należy dołączyć swoje imię i nazwisko. Po kilku mailach możemy zamienić ten zwrot na „ Pozdrawiam” lub bardziej ciepłe „Serdecznie pozdrawiam” i oczywiście podpisać się .W korespondencji służbowej stosujemy stopkę z informacjami dotyczącymi zajmowanego stanowiska oraz danymi firmy, w której pracujemy. Zakończenie nie powinno sugerować spoufalania się z odbiorcą. Podpisywanie się imieniem lub zdrobnieniem imienia pozostawmy korespondencji prywatnej.
Tytuł e-maila
Powinien być krótki i precyzyjny. Dobry tytuł odzwierciedla treść maila i zawiera słowa klucze (najlepiej w mianowniku). Taka forma przyspiesza wyszukiwanie wiadomości w wyszukiwarce.
Czcionka
Najczęściej używaną czcionką jest Times Roman lub Arial w kolorze czarnym o rozmiarze 12. Mieszanie rodzajów i rozmiarów czcionek jest mało czytelne. Jeśli zależy Ci na uwypukleniu części treści, zrób to poprzez pogrubienie teksu lub jego wytłuszczenie. Używanie WIELKICH LITER uważane jest za przejaw krzyku. A wiadomo, nikt nie lubi gdy się na niego krzyczy.Podczas pisania tekstu włącz opcję słownika ortograficznego. Unikniesz robienia błędów ortograficznych i błędnej interpunkcji. W tekście używaj polskich znaków diakrytycznych ( ą, ę, ó i podobne), a zaimki osobowe zaczynaj od wielkiej litery (Tobie, Ci).
Jak działa dobra komunikacja e- mailowa?
Komunikacja e-mailowa powstała z potrzeby szybkiego kontaktu. Stąd też oczekiwanie szybkiej odpowiedzi. Dobrze jest udzielić jej w ciągu 24 godzin. Jeśli sprawa wymaga głębszej analizy, poinformuj o tym nadawcę. Oboje będziecie mieć kontrolę nad przebiegiem prac.
Jeśli planujesz nieobecność w pracy koniecznie włącz funkcję automatycznej odpowiedzi. Nadawca otrzyma wtedy informację o długości Twojej nieobecności oraz możliwościach kontaktu z inną osobą. Pamiętaj o korespondencji odczytanej poprzedniego dnia, na którą nie miałaś już czasu odpowiedzieć. Koniecznie zaznacz ją sobie jako „nieprzeczytana” i wróć do sprawy później. Od czasu do czasu warto też do zaglądania do foldera „spam”. Często znaleźć można tam długo oczekiwanego maila…Dobrze jest podzielić tekst na akapity. Niech w każdym znajdzie się osobna myśl. Tekst pisany ciągiem trudno się czyta a jeszcze trudniej wyłapuje poszczególne wątki. Jeśli w e-mailu zadajesz dużo pytań dobrem sposobem będzie ponumerowanie ich. Ułatwi to odbiorcy udzielanie odpowiedzi na nie.Aby zachować ciągłość wątku w jednej korespondencji odpowiadaj na e-maila poprzez używanie przycisku „odpowiedz”. Szybciej zorientujesz się, czego dotyczy dana dyskusja i co zostało ustalone już wcześniej.Jeśli masz zamiar przesłać więcej niż kilka niewielkich załączników skorzystaj z serwera zewnętrznego. Filmy, zdjęcia z wesela dzieci, projekt domu letniskowego umieść na serwerze, a w wiadomości prześlij tylko link do pobrania tych plików.
Jeśli przesyłasz otrzymanego maila dalej, umieść adresy osób w polu UDW (do ukrytej wiadomości). Bądź dyskretna, może ktoś nie życzyłby sobie udostępniania swojego adresu internetowego. A jeśli ty otrzymujesz maila grupowego, odpowiedz tylko nadawcy. Odpowiedź trafi tylko do niego i nie zaśmieci skrzynek innych osób.Pamiętaj, że rozpowszechnianie informacji w formie łańcuszków szczęścia jest mało profesjonalne. Zachowaj też ostrożność z przekazywaniem informacji z prośbą o pomoc dla kogoś chorego. Zawsze upewnij się, czy zdążysz jeszcze jej udzielić.
Ludzka twarz e-maila
E-mail to coś więcej niż czarne litery na białym ekranie. Za pomocą tej formy komunikacji możemy nawiązać relację lub zakończyć doskonale zapowiadającą się współpracę.Z uwagi na to, że nie spotykamy się z drugim człowiekiem osobiście nasz kontakt może być utrudniony. I dlatego też komunikację elektroniczną warto wzbogacić w taki sposób, aby przypominała ona rozmowę „twarzą w twarz”.Pamiętaj o tym, że grzeczność rodzi grzeczność. Dlatego dbaj o ton swojej wypowiedzi. Zdania formułowane na piśmie muszą być dwa razy grzeczniejsze niż te wypowiadane na głos!Uważaj na żarty, które mogą zostać zrozumiane odmiennie od twoich intencji. Szczególnie dotyczy to prezentowanych postaw, wyznawanych przekonań oraz panujących stereotypów.Pisząc maila zastanów się, jak czułabyś się czytając go na tablicy ogłoszeń z twoim imieniem i nazwiskiem.
Możesz nadać „ludzką twarz” wysyłanej informacji poprzez zastosowanie emotikonów (tylko nie przesadzaj z ilością!). Emotikony to znaki graficzne przedstawiające buźki. W prezentacjach firmowych wykorzystuje się je nawet do ocieplenia omawianych wskaźników ekonomicznych. Oczywiście pod warunkiem, że wskaźniki są zadowalające. Wówczas widzimy uśmiechniętą twarz. Jeśli jednak liczby nie prezentują się okazale, z pewnością zarząd zastosowuje inny emotikon.
Relację z adresatem maila możemy wzbogacić wykazując także zrozumienie i aprobatę dla jego sytuacji. Jeśli Twój partner utwierdzi się w przekonaniu, że zajmujesz się nim i jego problemami – zyskasz lojalnego sprzymierzeńca. Nie szczędź pochwał i uznania dla wartościowych rzeczy. Wykaż troskę o sprawy klienta. Napisz mu, co robisz w jego sprawie. Jeśli wyczuwasz zdenerwowanie odbiorcy spróbuj go uspokoić i zapewnić, że robisz wszystko, żeby mu pomóc. Dla rozładownia sytuacji wprowadź trochę humoru. Po jej opanowaniu twój kontrahent będzie wdzięczny za otrzymane wsparcie.
A jeśli ty jesteś w stanie silnego wzburzenia emocjonalnego poczekaj z pisaniem e-maili. Możesz napisać coś czego będziesz później żałować.
Skąd biorą się nieporozumienia i jak temu zaradzić?
Fizyczna nieobecność uczestników kontaktu może przyczyniać się do powstania nieporozumień. Przestrzeń, która pojawia się w kontakcie e-mailowym zostaje pomniejszona i dlatego tracimy ważne źródło informacji. W e-mailu nie widzimy reakcji naszego rozmówcy, która pomogłaby nam skorygować własne zachowanie. Nie zauważymy grymasu na twarzy rozmówcy. Nie usłyszymy tonu głosu, jakiego użyje czytając wiadomość od nas. W przypadku kontaktu osobistego możemy nie dopuścić do rozwoju niekorzystnego biegu wydarzeń. W komunikacji e-mailowej jesteśmy zdani na szkodliwe działanie czasu i lakoniczną odpowiedź o braku zainteresowania naszą wiadomością.
Komputer nie oceni poczynionej uwagi lub komentarza. Nie podkreśli na czerwono, że naszą opinię wyraziliśmy trochę niestosownie. Nie widzimy przed sobą rozmówcy, więc nie musimy zwracać uwagi na jego mowę ciała ani zbytnio kontrolować własnej. Dlatego tak łatwo o nieporozumienie.
Wcześniej listy pisane były inaczej. Forma była bardziej uporządkowana, treść miała strukturę skupioną wokół tematu.
Dzisiaj list e- mailowy poprzez formę elektroniczną oraz stosowane skróty może być traktowany z mniejszą powagą. E-maila skracamy, przeklejamy, przesyłamy, co powoduje, że nie jesteśmy jego autorką od początku do końca. Nie przywiązujemy się do tak preparowanego tekstu. Trudno jest w tej sytuacji zbudować relację godna zaufania. Ponadto grozić nam może niebezpieczeństwo pominięcia etycznego wymiaru korespondencji.
Co zyskujemy przestrzegając zasad dobrej komunikacji mailowej?
Przestrzeganie zasad e-komunikacji może przerodzić się w owocny i trwały kontakt biznesowy. Ludzie będą bardziej otwarci na twoje prośby i sugestie. Łatwiej skłonisz ich do wykonania zadań, które leżą w twoim interesie. Osoby, z którymi uda ci się nawiązać satysfakcjonującą relację wykażą się większą chęcią do współpracy. W przyszłości uzyskasz od nich pomoc w niejasnych sytuacjach i z pewnością polecą cię one swoim znajomym.
W komunikacji mailowej wykorzystuj podstawowe zasady etykiety. Grzeczność, uprzejmość oraz życzliwość niech zawarte będą w każdym komunikacie. Koncentracją na tworzonej wiadomości, dbałością o szczegóły oraz punktualnością w odpowiedziach zbudujesz szacunek drugiej strony.
Twój uśmiech i humor zawarty w mailu podkreśli także profesjonalizm twojego działania.
![[PDF]](img/pdf.png){kind=small}
Statystyki
- Goście on-line: 98
- Dzisiejsze wizyty: 415
- W tym miesiącu: 6128
- W tym roku: 11069